Źle wystawiona faktura potrafi kosztować podwójnie: klient firmowy nie odliczy z niej VAT i wraca z reklamacją, a przy kontroli Belastingdienst niekompletne faktury oznaczają kary. Dobra wiadomość: wymogi są proste i można je raz ustawić w programie do fakturowania, a potem już tylko klikać.
Oto pełna lista tego, co musi się znaleźć na holenderskiej fakturze, plus zasada btw verlegd, bez której w budownictwie nie da się pracować.
Obowiązkowe elementy faktury
Belastingdienst wymaga kompletu danych na każdej fakturze. Brak jednego elementu może oznaczać, że klient firmowy nie odliczy VAT.
Numeracja ciągła znaczy: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Jeśli anulujesz fakturę, nie usuwasz jej, tylko wystawiasz korektę (creditfactuur). Dziura w numeracji to przy kontroli od razu pytanie o nieujawniony obrót.
- Data wystawienia i kolejny numer faktury (numeracja ciągła, bez dziur)
- Twoja nazwa firmy i adres, numer KVK oraz numer btw-id
- Nazwa i adres klienta
- Opis usługi lub towaru oraz data wykonania
- Kwota netto, stawka VAT (21, 9 lub 0 procent) i kwota VAT osobno
- Kwota brutto do zapłaty
Btw verlegd: odwrócony VAT w budownictwie
Pracujesz jako podwykonawca dla głównego wykonawcy? Wtedy obowiązuje verleggingsregeling: nie naliczasz VAT na fakturze, tylko przenosisz go na zleceniodawcę. Zleceniodawca sam rozlicza ten VAT w swojej deklaracji.
Częsty błąd: podwykonawca nalicza 21 procent jak zwykle, główny wykonawca odsyła fakturę, płatność się przeciąga. Jeśli nie masz pewności, czy Twoje zlecenie podpada pod verlegd, zapytaj zleceniodawcę przed wystawieniem pierwszej faktury, to standardowe pytanie.
Uwaga: btw verlegd dotyczy relacji firma-firma przy podwykonawstwie. Prywatnemu klientowi zawsze wystawiasz fakturę z normalnym VAT.
- Adnotacja "btw verlegd" na fakturze
- Numer btw-id Twojego zleceniodawcy
- Kwota netto bez doliczonego VAT
Terminy i przechowywanie
Fakturę dla firmy wystawiasz najpóźniej do 15 dnia miesiąca po miesiącu wykonania usługi. Dla klientów prywatnych obowiązku fakturowania w większości branż nie ma, ale w praktyce i tak się to opłaca: faktura to Twój dowód w razie sporu o zapłatę.
Całą administrację, faktury sprzedażowe i zakupowe, przechowujesz 7 lat. Dokumenty dotyczące nieruchomości nawet 10 lat. Wystarczy porządny folder w chmurze, papier nie jest wymagany.
Praktyka: program zamiast Worda
Faktury z Worda czy Excela to proszenie się o błędy w numeracji i literówki w btw-id. Prosty program do fakturowania (Moneybird, e-Boekhouden, WeFact i podobne, od kilku euro miesięcznie) pilnuje numeracji, danych i stawek, a przy okazji przygotowuje dane do deklaracji BTW. Ustawiasz raz, oszczędzasz co kwartał.
Przy większych zleceniach ustal zaliczkę i fakturuj etapami: zaliczka przy starcie, reszta po odbiorze. Na każdą zaliczkę wystawiasz normalną fakturę z VAT.
Najczęstsze pytania
Czy faktura może być po polsku?
Przepisy nie narzucają języka, wymagane dane mogą być w dowolnym. W praktyce dla holenderskich klientów i księgowych wystaw fakturę po niderlandzku lub angielsku, a po polsku możesz dodać kopię dla siebie lub polskiego klienta.
Popełniłem błąd na wysłanej fakturze. Co teraz?
Nie kasuj jej. Wystaw creditfactuur (fakturę korygującą na minus) do błędnej faktury i nową, poprawną fakturę z kolejnym numerem. Obie zostają w administracji.
Klient prywatny prosi o rachunek bez VAT. Czy mogę?
Nie. Jeśli nie korzystasz z KOR, VAT naliczasz zawsze. Praca bez faktury to praca na czarno: bez dowodu na zapłatę, bez ubezpieczenia od odpowiedzialności i z ryzykiem kar podatkowych.
Powiązane wpisy
Szukasz zleceń w Holandii?
Zarejestruj firmę na Fachura i zacznij dostawać zlecenia od polskich klientów z Twojej okolicy.
Pierwsze 3 zlecenia gratis na start